Plaxo, business tool online con propensione “social”

Sicuramente oggi NON vi presento nulla di innovativo e non scopro l’acqua calda (anzi, molti altri ne avranno parlato prima di me) ma… sto usando "attivamente" questo servizio da poco, nonostante sia registrato da diverso tempo… e devo dire che più lo uso e più me ne innamoro (un po’ come è successo con Facebook).

Definire Plaxo in una sola parola non è semplice; probabilmente il termine "business tool" non è il più esatto, ma potrebbe rendere bene l’idea di quello che è Plaxo, ovvero un servizio web che vi permette di gestire in maniera efficiente (ed integrata, sia online che offline) la vostra rubrica, il vostro calendario, i vostri appuntamenti e le vostre note. Ma… vediamo in dettaglio di cosa si compone Plaxo e quali servizi offre.

Plaxo Basic è il servizio gratuito offerto da Plaxo, e vi permette di gestire online:

• la rubrica contatti: potete inserire schede contatti dettagliati, con ogni genere di informazione utile. Quello che rende Plaxo estremamente utile (e che mi spinge ad auspicare che tutti, prima o poi, lo utilizzino) è il fatto che la vostra rubrica è "attiva"; se un vostro contatto è registrato a Plaxo e cambia un qualunque suo dettaglio, la vostra scheda su di lui è aggiornata in tempo reale. Allo stesso modo, se voi cambiate il vostro indirizzo di e-mail (o numero di telefono, o indirizzo di casa, o quello che volete) in Plaxo, i vostri vedranno riflettersi in tempo reale tale modifica, avendo la possibilità di avere sempre i vostri dati aggiornati. Se avete decine/centinaia/migliaia di schede contatti, Plaxo diventa uno strumento di lavoro insostituibile.
• il calendario: Plaxo vi offre un calendario (che potete far diventare multiplo, se vi occorre) dettagliato con la possibilità di inserire impegni singoli e ricorrenti, reminder ecc.
• le attività: una gestione dettagliata delle attività è fondamentale in ogni business tool, e Plaxo non difetta nell’offrirvene una completa in ogni feature; potete inserire attività schedulate, assegnargli priorità e percentuali di completamento, stato di avanzamento. Se siete dei seguaci del "GTD" Plaxo potrebbe esservi molto utile
• le note: annotatevi quello che vi passa per la mente, differenziando le note con colori diversi, se vi va

Potete decidere se rendere visibili i vostri dati in maniera granulare, dandone accesso pubblico, a tutti i vostri contatti, ad un determinato gruppo o per singolo utente. La privacy è fondamentale, e Plaxo vi permette di gestirla in maniera molto precisa.

Ma… Plaxo NON è solo un tool online stand-alone (ed è uno dei motivi per cui è talmente efficiente); permette di sincronizzarsi in maniera veloce e nativa con:

• Google Accounts: importate con un click (e tenete sincronizzati in maniera automatica) i vostri contatti di Gmail e il vostro calendario di Google Calendar.
  La sincronizzazione con Google Calendar è bidirezionale (i cambiamenti che fate in Plaxo vengono riflessi anche su GCalendar) mentre quella dei contatti è unidirezionale (se aggiungete un contatto in Gmail, lo vedrete anche in Plaxo, ma non viceversa).
• Outlook ed Outlook Express: installando l’apposita toolbar per Outlook, Plaxo sincronizzerà contatti, rubrica, attività e note con il software di planning di casa Microsoft. La sincronizzazione è bidirezionale in tutti i casi
• Mozilla Thunderbird: installando un plugin, potete sincronizzare la vostra rubrica di Thunderbird con Plaxo
• Yahoo: come per i Google accounts, potete usare Plaxo per sincronizzarsi con il vostro account Yahoo
• Mac OS X: installando l’apposito software, Plaxo si sincronizza con il vostro Mac e con il suo Address Book, iCal e Mail
• MSN Hotmail/Windows Live: senza alcuna installazione, potete importare in Plaxo i vostri contatti di Hotmail o Windows Live
• AOL/AIM: come per MSN, potete importare i vostri contatti di AIM in Plaxo senza alcuna installazione
• Windows Mail: installando la toolbar per Windows Mail (disponibile in Windows Vista al posto di Outloook Express) potete sincronizzare Plaxo con la vostra rubrica presente in questo software

Inoltre, Plaxo offre gratuitamente accesso "mobile" ai vostri dati, semplicemente digitando l’indirizzo m.plaxo.com nel browser del vostro smartphone/palmare web enabled.

Plaxo Premium è invece il servizio a pagamento (opzionale, 49.95 $ all’anno) offerto da Plaxo, che aggiunge feature utili ai power user di questo servizio, come:

• Sincronizzazione con LinkedIn: importate in Plaxo i vostri contatti presenti sul business social network LinkedIn, in modo da averli sempre aggiornati
• Rimozione di duplicati in rubrica e calendario: fra centinaia/migliaia di contatti, ce ne saranno sicuramente di duplicati; con questo tool messo a disposizione degli utenti Premium, potete rimuovere duplicati ed accorpare voci relative alla stessa persona ma con indirizzi diversi
• Backup e recovery automatico della vostra rubrica
• Assistenza VIP 24 ore su 24
• Rubrica illimitata (oltre i 1000 contatti della versione Basic, anche se io ne ho al momento 1055 con la versione Basic)

Infine (e questa è una novità della versione 3.0 di Plaxo) è stato introdotto il Plaxo Pulse, che in pratica è il social network di Plaxo.
Potete aggiungere al vostro network amici o contatti, suddividendoli in tre gruppi (Business, Friends e Family). Inoltre, inserendo nelle preferenze di Plaxo i social sites che utilizzate (Del.icio.us, Digg, Twitter, Pownce, Flickr…) potrete far confluire nel vostro Plaxo Pulse tutti gli aggiornamenti che fate in questi servizi, rendendoli visibili ai membri del vostro social network (in maniera similare a quanto fanno Intuuch o Profilactic, per citarne solo due).

Giudizio di Giovy: come dicevo all’inizio, Plaxo è uno di quei servizio di cui consiglio fortemente l’utilizzo; se TUTTI (quelli che fanno un utilizzo attivo ed intenso del web e dei social networking, ad esempio) lo utilizzassero, diventerebbe impossibile non avere a disposizione dati aggiornati sui propri contatti.
Allo stesso modo, potreste utilizzare Plaxo per seguire il "flusso" di dati prodotto dai vostri contatti (un po’ come succede con Facebook, ma senza dovervi preoccupare di inviti a provare questa o quella applicazione). Se poi i contatti sono il vostro "pane quotidiano", valutate anche un account Premium, specie se utilizzare in maniera massiccia LinkedIn.